Privacyverklaring
Versie 1.0 · laatst bijgewerkt [datum]
Dit is een model. Vul de gele velden in en laat de tekst controleren door een jurist voordat je hem publiceert.
1. Wie zijn wij
CrewHarbor is een online systeem voor kleine bedrijven: terugbelverzoeken, taken, uren, rooster, verlof, kennisbank en documenten op één plek. CrewHarbor is een product van Spark Apps, [handelsnaam / naam eigenaar], [adres], KvK [nummer]. Vragen over privacy stuur je naar privacy@crewharbor.nl.
2. Twee rollen
Gebruik je CrewHarbor omdat je werkgever dat heeft gekozen? Dan bepaalt je werkgever welke gegevens erin komen en waarvoor. Je werkgever is dan de verwerkingsverantwoordelijke en CrewHarbor is de verwerker: wij bewaren en verwerken de gegevens alleen in opdracht van je werkgever, volgens een verwerkersovereenkomst. Met vragen over je gegevens kun je dus eerst bij je werkgever terecht.
Voor gegevens die we zelf nodig hebben om CrewHarbor te leveren (zoals de contactgegevens van een bedrijf dat CrewHarbor aanvraagt, en de beveiliging van het systeem) zijn wij zelf verantwoordelijk.
3. Welke gegevens
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, rol, wachtwoord (versleuteld, niet leesbaar), eventueel tweestapsverificatie | Inloggen en bepalen wat je mag | Overeenkomst met je werkgever; gerechtvaardigd belang |
| Uren, in- en uitkloktijden, rooster, beschikbaarheid, verlof en ziekmeldingen (alleen het feit, geen medische informatie) | Urenregistratie en planning door je werkgever | Wettelijke plicht en overeenkomst (van je werkgever) |
| Contractsoort en uren per week | Planning en urenoverzicht | Overeenkomst (van je werkgever) |
| Terugbelverzoeken en taken, met gegevens van klanten die je werkgever invoert | Het werk zelf | Gerechtvaardigd belang (van je werkgever) |
| Gesprekgegevens uit 3CX (tijdstip, duur, nummer, medewerker), alleen als je werkgever die koppeling aanzet | Inzicht in bereikbaarheid | Gerechtvaardigd belang (van je werkgever) |
| Inloggeschiedenis: tijdstip, gelukt of niet, IP-adres en type apparaat | Beveiliging: misbruik zien en voorkomen | Gerechtvaardigd belang |
| Logboek van acties in CrewHarbor | Controleren wie wat heeft gedaan | Gerechtvaardigd belang (van je werkgever) |
| Contactgegevens van een bedrijf dat CrewHarbor aanvraagt | De aanvraag afhandelen | Voorbereiden van een overeenkomst |
We gebruiken geen gegevens voor reclame, verkopen niets door en maken geen profielen. Er zijn geen trackingcookies; de website bewaart alleen wat nodig is om ingelogd te blijven en je voorkeuren (zoals geluid aan of uit) op je eigen apparaat.
4. Hoe lang
Je werkgever kiest in CrewHarbor hoe lang gegevens worden bewaard. Standaard: gesprekgegevens en afgeronde terugbelverzoeken 1 jaar, logboek en inloggeschiedenis 2 jaar, gegevens van oud-medewerkers 2 jaar na uit dienst. Uren en verlof bewaart je werkgever volgens de fiscale bewaarplicht (7 jaar). Stopt een bedrijf met CrewHarbor, dan verwijderen we alle gegevens van dat bedrijf binnen [30] dagen, tenzij de wet ons verplicht iets langer te bewaren.
5. Beveiliging
- Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
- Wachtwoorden worden alleen als onomkeerbare hash opgeslagen.
- Sleutels van koppelingen (zoals 3CX) en van de mailserver worden apart versleuteld bewaard.
- Tweestapsverificatie is beschikbaar voor iedereen en verplicht voor ons eigen beheer.
- Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens; binnen een bedrijf bepalen rollen wat iemand mag zien.
- Na herhaald verkeerd inloggen wordt een account tijdelijk geblokkeerd.
6. Wie helpt ons
We schakelen een paar partijen in (subverwerkers). Met hen hebben we afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, inloggen en bestanden | [regio, bijv. EU (Frankfurt)] |
| GitHub Inc. (GitHub Pages) | De website zelf (geen gegevens van gebruikers) | VS / wereldwijd |
| [mailprovider] | Uitnodigingen en wachtwoordmails versturen | [land] |
Draait CrewHarbor op een eigen server van je werkgever, dan staan de gegevens daar en niet bij Supabase.
7. Je rechten
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken. Je kunt in CrewHarbor zelf bij Instellingen → Mijn gegevens downloaden een kopie van je gegevens ophalen. Voor andere verzoeken ga je naar je werkgever, of mail je ons. We reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
Passen we deze verklaring aan, dan zie je dat hier aan de datum bovenaan. Bij grote wijzigingen laten we het in CrewHarbor weten.